Wettelijke vermeldingen

Artikel 1 – Algemeen

De website CREATERRA verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van haar bestaande en potentiële cliënten. Met het begrip persoonsgegevens worden op de website CREATERRA alle gegevens verstaan op basis waarvan een natuurlijke persoon rechtstreeks of onrechtstreeks geïdentificeerd kan worden of op basis waarvan zijn of haar identiteit herleid kan worden.
Het betreft een of meerdere specifieke elementen die eigen zijn aan de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van een persoon, zoals een online login-code, naam, postadres, e-mailadres, telefoonnummer, enz.

De website CREATERRA verbindt zich er echter toe geen zogeheten “gevoelige” gegevens te vragen of te bewaren. Onder “gevoelige gegevens” worden gegevens verstaan zoals politieke opvatting, religieuze en filosofische overtuiging, ras of etnische afstamming, lidmaatschap van een vakbond, seksleven of seksuele geaardheid, medische gegevens of bijvoorbeeld biometrische gegevens (vingerafdrukken, foto’s), zoals vermeld in artikel 9.1 van de AVG.

Ter gelegenheid van de inwerkingtreding van de AVG, voert de website CREATERRA de volgende gedragscode in:

A. VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE

De website CREATERRA is aangewezen als “verwerkingsverantwoordelijke” van de gegevens van haar cliënten overeenkomstig artikel 4 en 5 van de AVG. De adresgegevens zijn als volgt:

  • CREATERRA
    • Rue d’Arlon 6
    • L-8399 Windhof
    • Courriel : createrra[@]createrra.com
    • Tel : +352 451 636 – 1

De vertegenwoordiger van de verwerkingsverantwoordelijke is:

  • Département Compliance & Risk Officer
    • M. Dirk Abeloos
    • Courriel : dirk.a[@]createrra.com
    • Tel : +352 451 636 405

B. PSEUDONIMISERING VAN DE GEGEVENS

In zoverre mogelijk en met uitzondering van de officiële documenten waarvoor de nuttige vermeldingen vereist zijn, kiest de website CREATERRA voor het gebruik van een pseudoniem voor het beheer van haar cliënten in de vorm van een unieke ID-code die voornamelijk gebruikt wordt in haar beheersystemen voor commerciële en factureringsdoeleinden.
Deze systemen zijn toegankelijk via een wachtwoord; zij worden bovendien beveiligd en versleuteld zoals aanbevolen door de goede praktijken en overeenkomstig de vereisten van artikel 4 en 5 van de AVG.

C. WETTIGHEID, LOYALITEIT EN TRANSPARANTIE

De instemming met een verkoop, inschrijving op een dienst of afsluiting van een contract is onderworpen aan de verzameling door de website CREATERRA onder haar cliënten van persoonsgegevens waarvan de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de zakelijke relatie of wettelijke verplichtingen.

Deze gegevens kunnen verwerkt, opgeslagen en gearchiveerd worden door de website CREATERRA en zelfs doorgegeven worden aan derden in het kader van de vervulling van een rechtmatig belang door CREATERRA of door de derde aan wie de gegevens doorgegeven werden, met name voor het beheer van het cliëntenbestand, het beheer van contracten, de cliëntendienst, het beheer van de commerciële relatie, de detectie, preventie en strijd tegen fraude, statistische onderzoeken, het beheer van geschillen en de inning van schuldvorderingen, de betaling van dienstverleningen.

Deze voorwaarden worden wettig, loyaal en transparant geacht en voldoen aan de eisen van artikel 5 van de AVG. De verwerking wordt als wettig erkend wanneer deze minstens aan een van de voorwaarden van artikel 6.1 van de AVG voldoet; als geen enkele van deze voorwaarden vervuld wordt, verbindt de website CREATERRA zich ertoe geen gegevens te verzamelen, met uitzondering van de gegevens die gebruikt kunnen worden in het kader van commerciële prospectie (zie paragraaf “d. Beperking van de doeleinden”).

D. BEPERKING VAN DE DOELEINDEN

De door de bestaande en/of potentiële cliënten verstrekte persoonsgegevens kunnen door de website CREATERRA gebruikt worden voor directe marketingdoeleinden (commerciële acties, gepersonaliseerde reclame, enz.) om de bestaande en/of potentiële cliënten in kennis te stellen van haar activiteiten, producten en diensten, behoudens bezwaar van de betreffende persoon tegen de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens voor prospectiedoeleinden, overeenkomstig de bepalingen van artikel 21 van de AVG.

Voorts verklaart de website CREATERRA dat zij niet overgaat tot geautomatiseerde individuele besluitvorming, inclusief profilering (dat wil zeggen iedere vorm van geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens om deze gegevens te gebruiken zoals bepaald in artikel 4.4 van de AVG).

E. MINIMALISERING VAN DE GEGEVENS

De website CREATERRA beperkt zich ertoe bij haar bestaande en potentiële cliënten uitsluitend de gegevens te verzamelen die nodig zijn voor verkopen, diensten of contracten. Zij sluit met name de verzameling uit van persoonsgegevens die geen nut hebben in het kader van haar dienstverleningen en verzamelt geen gegevens die gevoelig geacht worden of zoals bepaald in paragraaf “A. Algemeen” of in artikel 9 van de AVG.

De website CREATERRA verzamelt derhalve persoonsgegevens die gepast, relevant en beperkt zijn tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze verwerkt zullen worden (beginsel van minimalisering van de gegevens), overeenkomstig artikel 5 van de AVG.

F. JUISTHEID

De website CREATERRA verwerkt de persoonsgegevens en vergewist zich ervan dat deze juist zijn en zo nodig geactualiseerd worden. Zij stelt haar cliënten bovendien speciale formulieren op haar website ter beschikking waarmee rechtstreeks gecommuniceerd kan worden met de verwerkingsverantwoordelijke of diens vertegenwoordiger, zodat de gegevens ingezien, gewijzigd of gewist kunnen worden, zodat deze altijd juist zijn krachtens het juistheidsbeginsel van artikel 5 van de AVG.

G. OPSLAGBEPERKING

In beginsel bewaart de website CREATERRA de persoonsgegevens van haar cliënten tijdens de gehele looptijd van de verkoop, dienst of met hen afgesloten contracten of bij gebreke daaraan gedurende de wettelijke opslagtermijn zoals bepaald door de Franse toezichthouder voor de bescherming van de persoonsgegevens CNPD, in overeenstemming met het beginsel van de opslagbeperking van de gegevens zoals bepaald in artikel 5 van de AVG.

Zij bewaart bovendien de persoonsgegevens van haar potentiële cliënten gedurende 3 jaar alvorens deze te wissen indien in de tussentijd geen enkele commerciële transactie heeft plaatsgevonden.

H. INTEGRITEIT EN VERTROUWELIJKHEID

De website CREATERRA verbindt zich ertoe oplossingen te ontwikkelen om een passende beveiliging van de persoonsgegevens te waarborgen, inclusief tegen de ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging door middel van technische en organisatorische maatregelen.

Deze oplossingen sluiten rechtstreeks aan op de aanbevelingen van artikel 5 van de AVG betreffende de integriteit en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens.

I. VERANTWOORDELIJKHEID VAN DE WEBSITE CREATERRA

De website CREATERRA verbindt zich er als verwerkingsverantwoordelijke toe alle in deze gedragscode genoemde punten toe te passen en te kunnen verantwoorden ten aanzien van de bevoegde toezichthoudende autoriteiten dat deze nageleefd en opgevolgd worden gedurende de looptijd, overeenkomstig de bepalingen van artikel 5 van de AVG.

Hiertoe houdt de website CREATERRA een register bij van alle verwerkingen die in het kader van de AVG uitgevoerd worden.

De details van het verwerkingsbeleid van persoonsgegevens van de website CREATERRA kunnen tevens geraadpleegd worden op haar website op het adres: https://www.createrra.com/wettelijke-vermeldingen-2?lang=nl

Artikel 2 – Dienstverleningscontracten

In het kader van de AVG zijn de cliënten, wanneer zij de verwerking van de gegevens namens hen wensen uit te besteden, gehouden om een contract af te sluiten met de website CREATERRA waarin met name de verplichte bepalingen opgenomen worden inzake de beoogde verwerking van de gegevens, zoals de duur, de aard en het doel van de verwerking, de gevoeligheid van de toevertrouwde gegevens, de categorieën van de betrokkenen, de toestemming tot inzage, de veiligheidseisen, de beperking van de doorgifte buiten de EU, enz., overeenkomstig artikel 28, lid 3 van de AVG.

Artikel 3 – Verplichtingen van de cliënten

De bestaande en/of potentiële cliënten bepalen zelf de doeleinden en middelen van de verwerking van de persoonsgegevens waar zij verantwoordelijk zijn. In het geval bestaande en/of potentiële cliënten de verwerking van persoonsgegevens namens hen beogen uit te besteden, dienen zij een verwerker te kiezen die voldoende waarborgen biedt wat betreft de toepassing van de vereiste technische en organisatorische maatregelen, overeenkomstig artikel 28, lid 1 van de AVG.

In geval de verwerking van de persoonsgegevens waar de bestaande en/of potentiële cliënten de verwerkingsverantwoordelijken voor zijn, uitbesteed wordt aan de website CREATERRA, verklaren de bestaande en/of potentiële cliënten alle wettelijke verplichtingen nageleefd te hebben inzake de bescherming van de persoonsgegevens, waaronder met name de volgende punten:

    • Zich ervan vergewist te hebben, indien de persoonsgegevens waarvan de verwerking toevertrouwd wordt aan de website CREATERRA reeds geheel of gedeeltelijk toevertrouwd werden aan een derde, dat deze derde verwerker toereikende waarborgen bood wat betreft de toepassing van de krachtens artikel 28, lid 1 van de AVG vereiste technische en organisatorische maatregelen;
    • Aan haar cliënten de informatie verstrekt te hebben over met name de duur van de opslagtermijn van de gegevens, het recht tot inzage, rectificatie en verwijdering van de gegevens, evenals het recht tot beperking van of bezwaar tegen de verwerking van hun persoonsgegevens, overeenkomstig de bepalingen van artikel 13 t/m 21 van de AVG;
    • Een intern beleid, evenals de gepaste technische en organisatorische maatregelen toegepast te hebben om te allen tijde ten aanzien van de toezichthoudende autoriteiten te kunnen verantwoorden dat de verwerking van de persoonsgegevens voldoet aan de vereisten zoals bepaald in artikel 24 t/m 26 van de AVG;

In geval de door de cliënten van de website CREATERRA bestelde dienst de schriftelijke toestemming van haar cliënten vereist voor de verwerking van hun in artikel 9.1 van de AVG omschreven gevoelige gegevens, verbinden de cliënten van de website CREATERRA zich ertoe de schriftelijke toestemming te verkrijgen van hun cliënten alvorens genoemde gegevens door te geven aan de website CREATERRA, overeenkomstig artikel 7 van de AVG en dit te waarborgen.

De cliënten vergoeden de website CREATERRA alle schade die zij mocht lijden wegens niet-naleving van hun verplichtingen inzake de bescherming van de persoonsgegevens.

Artikel 4 – Verwerking van persoonsgegevens door een dienstverlener van de website CREATERRA

Wanneer de website CREATERRA een dienstverlening uitbesteedt waarvoor de verwerking van persoonsgegevens namens haar cliënten vereist is, zal de website CREATERRA hen om de voorafgaande schriftelijke toestemming vragen zoals vermeld in artikel 2 – Dienstverleningscontracten alvorens beroep te doen op dienstverleners of deze te vervangen, overeenkomstig artikel 28, lid 2 van de AVG.

Artikel 5 – Verwerking van persoonsgegevens door CREATERRA in de hoedanigheid van verwerker

Wanneer de door de cliënten op de website CREATERRA bestelde dienst de uitbesteding van de verwerking van bepaalde persoonsgegevens van haar cliënten vereist door de website CREATERRA, dienen de cliënten van de website CREATERRA een contract te sluiten met de website CREATERRA zoals vermeld in artikel 2 – Dienstverleningscontracten.

Artikel 6 – Doorgifte van persoonsgegevens naar derde landen of internationale organisaties

Standaard worden de door de website CREATERRA verzamelde persoonsgegevens niet doorgegeven aan derde landen of aan internationale organisaties. Het enige geval waarin persoonsgegevens doorgegeven zouden kunnen worden aan derde landen of internationale organisaties valt onder de verwerking waarvoor de website CREATERRA dienstverleningscontracten opstelt met deze verwerkers waaruit de facto blijkt dat zij een gepast beveiligingsniveau waarborgen zoals vereist krachtens de bepalingen van artikel 44 t/m 50 van de AVG (zie tevens artikel 2, 4 en 5 van dit gedeelte).

Artikel 7 – Niet bij de betrokkene verzamelde persoonsgegevens

De website CREATERRA kan beroep doen op openbare en/of particuliere bronnen voor commerciële prospectiedoeleinden. In het kader van deze commerciële prospectie verbindt zij zich ertoe des prospects te informeren over de identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke en hun rechten en de wijze waarop deze uitgeoefend kunnen worden. Zij kan tevens de gegevensbron aangeven en de looptijd gedurende welke de gegevens bewaard zullen worden (zie “G. Opslagbeperking”).